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【実体験あり】マレーシアの転職でビザのキャンセルに必要な手続き

2022年にマレーシア内で転職を経験しました。前職を退職してから新しい就職先で新たなビザを入手して勤務開始するまでに、時間のかかったビザのキャンセルについて、実体験の記録と調べたことをまとめました。

 

 

退職から就職までの大まかな流れ

マレーシアで働く外国人のためのビザ(Employment Pass)は、1人に対して1つの会社からしか発行できないため、転職の際には切り替える必要があります。

そして、キャンセルする前にも必要な手続きが複数あったり、ビザの種類によってキャンセル方法が異なったりして、予想以上に時間がかかることがあります。

大まかな流れとしては、

  1. 前職での勤務終了
  2. 前職がビザをキャンセル
  3. 新しい職場がビザを申請
  4. 新しい職場でのビザが承認次第勤務開始

となります。

新しい職場でビザが承認されるまでは、勤務開始することができません。
オファーレターに勤務開始日が書いてあったとしても、ビザが承認されなければその日には勤務開始できないことになり、ビザ承認までは収入なしで過ごすことになります。

私の場合は前職を12月中旬に退職し、新しい職場のビザが承認された2月末に働き始めました。
転職活動を開始したのは10月はじめで、内定が出たのは10月下旬でした。
マレーシア国内での転職であっても、ビザを考慮すると転職活動開始からトータルで3,4ヶ月かかることを頭に置いて、転職の計画を立てることがおすすめです。

こちらのサイトも参考にしました。

マレーシア退職手続きまとめ!就労ビザキャンセル|タックスクリアランス【転職者必見】 -2019年版 - KLWING

一時帰国とリリースレターについて

前職のビザをキャンセルするには2つ方法があります。

1つはマレーシア国外に出てキャンセルする方法、もう1つはマレーシアから出ずにリリースレターを前職から受け取ってキャンセルする方法です。

マレーシアから出国する場合は、マレーシア出国前にタックスクリアランスが完了している必要があります。そのかわり、リリースレターは必要ありません。

転職が決まったら、前職でリリースレターを発行してもらえるかどうか確認しましょう。
フォーマットは自由ではなく、転職先からもらう決まった形式での提出が必要です。
もしリリースレターの発行ができない場合は、マレーシア国外に一旦出る必要があります。
(必ずしも日本への帰国でなくても問題ありません。)

また、マレーシアでの仕事を退職して完全に日本に帰国する場合も、ビザのキャンセルが必要になります。
キャンセルせずに帰国してしまうと、以後マレーシアでの就職が難しくなるケースもあるようです。

タックスクリアランスをする

私は最終的にマレーシアから出ずに転職したものの、内定直後は一時帰国を検討していたため、Tax Clearanceを行いました。
マレーシアから出ずに転職する場合はTax Clearanceは必須ではないようです。

11/5に必要書類を前職のHRに聞きながらそろえてTax Officeに行き申請 。
2週間で返事があるとのことでしたがなかったのでメールで催促し、11/24にTax Clearance Letterを受領しました。

※申請時にはあとでフォローできるよう担当者の名前とメールアドレスを聞いておきましょう。

郵送で会社の住所にレターが届いたのですが、なんと毎月税金を収めているにもかかわらず、3000リンギット支払う必要があるという内容で驚きました。

メールで問い合わせても返信がなかったので、Tax Officeに行って聞くと、11月末時点での支払い金額が決定するのを待ってから相殺することが記載されていなかったとのこと。
逆に払い戻しがありました。万が一請求が来ても、慌てて支払わず、まずは確認するのがおすすめです。

オンラインキャンセルできるかどうか

前職がビザをキャンセル
新しい職場がビザを申請

この部分ですが、ビザの発行元によって進め方が少し異なります。

仕事によりビザ発行元がESD,MDECなどがあり、MDECの場合はオンラインでのキャンセル後にパスポート原本に追記するPhysical Cancelを行う2段階となります。

MDECの企業からMDECへの企業への転職の場合は、前職がオンラインキャンセル後に新しい職場が申請を開始できます。
このため申請から承認までの時間が短縮できます。

ESDの企業のビザの場合、オンラインキャンセルはなくPhysical Cancelのみとなります。
オンラインキャンセルができないので、キャンセルが完了するまでは、新しい職場は申請を開始できません。

さらに、ESDのビザキャンセルはアポをとってオフィスに向かう必要があります。

私がキャンセルをお願いした時は数週間後までエージェントがアポを取ることができず、新しい職場の申請開始が思っていたより遅くなりました。

発行元がESDなどでオンラインキャンセルができない場合、早めにアポをとることをおすすめします。

新しい職場のビザ申請に必要な書類

私の場合、MDEC経由での申請でしたが、以下の書類を提出しました。

  • 大学の卒業証明書
  • パスポート全ページのスキャン
  • 英文履歴書(resume)
  • BE Form(マレーシアの前職HRからもらう)
  • 前職からのリリースレター(日付はビザキャンセルの日)
  • 証明写真

大学の卒業証明書はスキャンデータで大丈夫です。最新何ヶ月でないといけない、など指定はありませんでした。マレーシアの初めての就職のときに日本で取り寄せたものがあれば、そのスキャンデータでも大丈夫です。

スペシャルパスについて

前職のビザの期限が迫っていて、新しい職場のビザ承認までに間に合わない場合、スペシャルパスが発行されることがあります。

新しい会社によると、ビザ申請を開始していることが証明できる場合は、スペシャルパスは不要という話でした。

ただ、転職を経験した人から、Tax fillingの際にオーバーステイだと指摘され罰金を請求されたと言う話も聞き不安になりました。(ここは私の経験でなく周りから聞いた話です)

私が新しい会社に説明して相談すると、スペシャルパスはビザが承認されている雇用先で転職などで必要な場合に発行できるとのことで、自分たちは対応できないと言われました。
このため、まだ前職のビザキャンセルが完了していない場合は前職が発行を行うようです。

前職に相談すると、新しい会社が基本は不要ということなら対応しない、という方針でスペシャルパスは発行されませんでした。

会社がスペシャルパスの対応をしてくれない場合は個人でイミグレに行ってスペシャルパスを発行してもらったという話も聞きました。ちなみにコロナ禍で処理が滞っていた時の話です。(ここは私の経験でなく周りから聞いた話です)

もし何かあった時に最終的に責任を取るのは自分。会社に任せていても会社は罰金を払ってくれるかは分かりません。そこで、一度モントキアラにあるイミグレのオフィスまで質問しに行きました。

http://sto.imi.gov.my/STO/home.php

結果、受けたアドバイスは、スペシャルパスは会社から申請する必要があるとのことで、個人で申請できませんでした。

ビザは外国で働く人にとって死活問題です。日本人としては、先回りして情報を集めて最悪の事態を避けるように対策したい気持ちになると思います。

ただ、こちらの会社に「周りからこう聞いたんだけど」などと話したり、先のことに不安になっても、あまり相手にされませんでした。マレーシアあるある?文化の違いなのかもしれません。

個人により、また担当するオフィサーにより事情が異なるようですので、都度前職や新しい会社と連絡をとりながら進めるしかないようです。

まとめ

  • マレーシアでの就労ビザEmployment Passは、転職したら切り替えが必要
  • マレーシアから出国しない場合リリースレターが必要
  • マレーシアから出国する場合タックスクリアランスをする
  • 前職のビザはオンラインキャンセルできるか確認する
  • 内定から新しい職場での勤務開始の目安は3,4ヶ月
  • スペシャルパスの必要性はケースによる

読んで頂いたみなさんのビザがスムーズに行きますように。

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